Úvod » Produktové portfolio ASW Systems a.s. » Pokladní systém Septim » Pokladní systém Septim - manažerská aplikace
Produkty
Produkty

Pokladní systém Septim - manažerská aplikace

Pokladní systém Septim - manažerská aplikace V manažerské aplikaci se provádí celá správa pokladního systému včetně konfigurace pokladní části, jako je například rozložení receptur na obrazovce, barevnost a velikost prodejních tlačítek nebo nastavení oprávnění obsluhy.

Septim Vám pomůže přesně definovat přístupy obsluhy k datům i funkcím a tím poskytne vysokou ochranu proti zneužití.

Další z důležitých oblastí s dopadem na ekonomiku provozu, kde bude Septim výrazným pomocníkem, je skladové hospodářství. Evidence dodacích listů, receptur, odpisy ze skladu i vyhodnocování inventur, to vše směřuje k cíli být nákladově co nejefektivnější. Nabízí přehled toků surovin a zboží.Díky pokladnímu systému Septim dosáhnete snížení nákladů, při současném růstu počtu hostů a tržeb.

Statistiky prodejů, sumarizační reporty i přehledy uzavřených účtů Vám poskytnou další důležitá a přehledná data pro manažerské řízení, rozhodování a vyhodnocování provozu.

Systém je stavebnicově uspořádán. Znamená to, že v případě potřeby se můžete kdykoli rozrůst jak do velikosti i funkčnosti. Například při otevření se můžete soustředit veškeré síly na základní činnost, teprve s odstupem času začnete vypracovávat věrnostní program pro své zákazníky a budete potřebovat rozšíření. Načasování je na Vás.


Vybrané funkce manažerské aplikace

Vybrané rozšiřující moduly manažerské aplikace

Řešení pro řetězce

Přeroste-li časem podnikatelský záměr z jedné pobočky do řetězce, jeho nároky na funkce systému rostou společně s ním. Stručně je popsat, je téměř nemožné. Řešení pro konkrétní řetězec vychází z detailní analýzy současných podnikatelských potřeb, záměrů a výhledu růstu.

Můžeme pouze nahlédnout na možnosti rozšíření systému Septim, která nám pomáhají řešit nově vznikající potřeby rostoucího podnikání:


Definice prodejních položek

Většinou první zkušeností práce s Manažerskou aplikací Septim je pro mnohé příprava prodejních položek. Doslova se jedná o přepis nabídky jídelního a nápojového lístku v daných cenách. Samotné vytvoření prodejní položky je velice jednoduchou záležitostí a tento úkon zvládne opravdu každý po poměrně krátkém zaškolení. To však nemění nic na důležitosti této práce, protože je to jeden z mála kroků, bez kterého nelze provoz otevřít a který nelze vynechat.

S naplněním databáze Vám můžeme být nápomocni, pokud máte evidenci ve vhodném formátu, ve kterém se dá pracovat a použít ho pro import. V krajním případě můžeme zadání položek provést ručně za Vás.

Skladové hospodářství

Podniky, pro které je důležité sledovat svou spotřebu surovin, se v dalším kroku vrhnou do přepisu receptur.

Ke každé každé prodejní položce se přiřadí ingredience, které pokladna v době namarkování odečtě ze skladu. Odtěžování probíhá ve většině případů ihned, takzvaně v on-line režimu.

Skladové hospodářství umožňuje přesnou evidenci toku surovin a zboží. Modul skladového hospodářství nabízí řadu užitečných funkcí:

  • evidence skladových zásob
  • použití různých měrných jednotek
  • možnost práce s různým balením skladových položek
  • možnost evidence více skladů
  • příjem na sklad
  • převod mezi sklady
  • evidence minimálních zásob
  • zobrazení aktuálních zásob podle skladů
  • zobrazení zásob podle skladových položek
  • výpočet aktuálních skladových cen
  • příjem na sklad / dodací listy
  • evidence dodavatelů
  • výdej za skladu pomocí vyřazení
  • výdej ze skladu pomocí prodeje
  • možnost využití substitucí
  • výdej podle složení jednotlivých receptur
  • výdej podle nastavených odpisů
  • výpočet spotřebního koše
  • normování jídel pro hromadný výdej
  • inventurní tiskové sestavy

Schéma skladového hospodářství Septim

Pokladní systém eviduje prováděné změny a zaznamenává čas provedení změny i uživatele, pod kterým byla změna učiněna. Nabízí maximální možnou míru dohledatelnosti a pomáhá přenést odpovědnost za převzaté zásoby na personál, který s ním manipuluje.

Cenové kategorie

Tento modul umožňuje pro každou prodávanou položku stanovit různé úrovně cen tak, aby každý zákazník mohl mít svůj vlastní ceník. Mohou tak být například stanoveny výhodnější ceny pro stálé hosty nebo zaměstnance.

Cenové kategorie umožňují používání „Happy Hours“. Účtované ceny vždy vypočítává pokladna podle nastavených pravidel, takže obsluha nemůže markovat jinou cenu, než která je nastavena v manažerském modulu.

Evidence zákazníků

Individuální práce s konkrétními zákazníky (především stálými hosty) je v moderních provozech stále častější. Modul evidence zákazníků umožňuje zákazníky evidovat, spravovat jejich zákaznická konta a poskytovat jim zvýhodněné cenové kategorie či slevy.

Každý zákazník může být identifikován zákaznickou kartou a tím pokladna zjistí nejen podrobnosti o hostovi, ale současně systém automaticky nastaví jeho výhody a také si pamatuje historii konzumace, která je nesmírně důležitá pro vyhodnocování.

Happy hours

Pokud se snažíte motivovat své zákazníky k větší útratě v době mimo prodejní špičky pomocí Happy hours, může Vám pokladní systém pomoci s automatickým nastavením i kontrolou. Vyberete si dny a hodiny, kdy chcete zákazníky motivovat zvýhodněnou cenou a víc není třeba. Systém v danou chvíli na pokladně nastaví Vámi zvolenou cenu bez zásahu obsluhy a po uplynutí zvýhodněné doby ji zase nastaví zpět.

Věrnostní systém

Věrnostní systém neboli CRM je zkratka pro „Customer Relationship Management“, což v překladu znamená „řízení vztahů se zákazníky“. Modul je určen pro náročnější zákazníky, kterým umožní realizovat mnoho zajímavých a provázaných programů pro své hosty. Velikou výhodou je, že nastavené programy automaticky kontrolují operace prováděné na pokladně. Tím je zajištěno, že zákazník obdrží garantovanou výhodu bez zásahu a nastavení obsluhy.

Součástí věrnostního systému Septim je i webové administrační rozhraní pro správu zákaznických kont a nahlížení na historii konzumace Septim 3.1 - Webcare.

Více informací se dočtete zde.

Off-line pokladna

V určitých případech na provoz doporučujeme instalaci off-line pokladny, tedy pokladny, která není závislá na non-stop spojení s centrálním počítačem a je schopna plnohodnotně plnit svou funkci, je-li připojena k elektřině.

Tento způsob zapojení pokladny má své výhody i nevýhody. Nespornou výhodou je nezávislost pokladny a tedy garance její funkčnosti i při problémech se sítí či s centrálním počítačem. Nevýhodou je přenos informací o prodejích a vyskladnění skladových položek, které je prováděno dávkově v nastavený čas, nikoli non-stop jako tomu je u on-line napojení.

Mobilní pokladny

Při výběru mobilních zařízení a napojení na ně jsme dali přednost takovým, které jsou primárně určeny pro gastrosegment a jsou tomu přizpůsobeny.

Mobilní pokladny Orderman mohou nahradit klasickou počítačovou pokladnu. Umožňují obsloužit hosta přímo u stolu; Například zapisovat objednávku hostů, dělit účty a také na místě tisknout účet. Samozřejmostí je komunikace s dalšími pokladnami v restauraci, i s kuchyní. Dle našich zkušeností ušetří systém Orderman číšníkům až 40 % pochůzek a umožní jim obsloužit o čtvrtinu více zákazníků. Záleží však na samotné organizaci obsluhy provozu, který musí být pro tento způsob mobilních objednávek optimalizován.

Pokladním systémem Septim nabízí možnost propojení na Spectu. Využíváme nejnovější technologii a zařízení Apple iPad mini. Aplikace Spectu Mobilní číšník umožní obsluze zakládat účty, odesílat objednávky a zavírat účty přímo od stolu hosta. Objednávka se tak může odeslat přímo do kuchyně a následně na pokladnu. Základní funkce, přehledný design společně s použitím dotykových gest umožní obsluze snadnou orientaci i rychlé obsloužení.

Bankovní terminál

Septim umožňuje online komunikaci s platebním terminálem Ingenico, který slouží k elektronické akceptaci bankovních platebních karet. Podpora je zajištěna pro Českou spořitelnu, GE money a KB.

Terminál, který Vám dodá Vaše banka, umožňí akceptaci čipových, magnetických i bezkontaktních karet a uspoří Vám manipulaci s hotovostí, zajistí bezpečnost i garanci platby.

Řízení kuchyňského provozu

„KitchenDisplaySystem“ (KDS) dokáže koordinovat a řídit procesy v kuchyni. Je nádstavbou pro kuchaře, kterým pomáhá s automatickým dělením výroby na definovaná pracoviště. Systém sám vypočítá, kdy s přípravou jídla začít tak, aby všichni hostů u stolu obdrželi daný chod současně.

KDS je optimalizován pro dotykové monitory, umožňuje různé druhy nastavení, rozdělení různé rozdělení obrazovek, například na teplou a studenou kuchyni i výdej.

Modul docházka

Docházka je nástrojem pro evidenci pracovní doby zaměstnanců. Docházka pomáhá vytvářet podklady pro zpracování mezd. Pro evidenci pracovní doby se využívají identifikační karty.

Rezervace objektů

Pokud Váš provoz disponuje salonky, saunou, několika málo pokoji nebo jiným místem či vybavením, které si hosté mohou rezervovat, modul rezervací v Septimu Vám umožní přehlednou evidenci blokací a to včetně grafického zobrazení tzv. „štaflí“, barevného označení potvrzených a nepotvrzených rezervací.

Akce / Zakázky

Tento modul je cílen na všechny zákazníky, kteří své prostory často pronajímají na interní cateringové akce a chtějí mít přesnou evidenci o jejich ziskovosti. Běžnou praxí je, že se průběh cateingových akcí může prolínat nebo dokonce krýt a o to těžší je jejich reálné vyhodnocení. Modul Akce však pomůže s přesnou evidencí skladových a pokladních operací, následné finanční výsledky jsou poté k dispozici na stisk jednoho tlačítka.

Napojení na slevomat

Na Slevomatu nabízí výhodné nabídky z oblasti gastronomie i wellness značné množství našich zákazníků, které jsme nechtěli ignorovat. Našim cílem bylo vytvoření takové podpory, která bude garantovat bezpečné uplatnění slevového kupónu. Pokladna se tedy sama spojí se serverem Slevomatu a prověří, zda předložený kód hosta je platný či nikoli. Po ukončení transakce zajistí jeho zneplatnění, aby Vám bylo garantováno, že nebude použit opakovaně.

E-stravenky

Firmy postupně přecházejí z papírových na elektronické stravenky Benefit Plus, které znamenají významné snížení administrativy. Septim Vám umožní jejich jednoduchou akceptaci i evidenci.

Uživatelské oprávnění

Nastavení uživatelských oprávnění bývá v praxi často provozovateli podceňováno, přitom se jedná o účinný způsob, jak definovat kdo a co může či nemůže. Při vzniku prvního problému se totiž začne pátrat po příčině a viníkovi. Je dobré mít jistotu v tom, že například stornovat účet může pouze manažer, obsluha nikoli.

Protože si důležitost oprávnění zásahu uživatele do systému uvědomujeme, máme vypracovaný široký systém možností! Pro komfort manažerů provozů jsme zavedli osvědčené skupiny uživatelů, se kterými se dá zvládnout tato problematika poměrně jednoduše a správně.

Vyhodnocování provozu

Aby podrobné informace například o prodejích, tržbách, stavu skladu či výnosnosti jednotlivých produktů měly svoji cenu, je třeba je shrnout a vyhodnotit. Septim umožňuje veškeré údaje a parametry statisticky posoudit a poskytuje i podklady pro vedení účetnictví. Septim podá přehledné informace například o:

  • vstupech a výstupech na skladech
  • stavu zásob
  • tržbách a obratech
  • ziskovosti produktů a receptur
  • vyhodnocení jednotlivých kategorií produktů
  • vyhodnocení jednotlivých uživatelů systému

Napojení na hotelový systém

Septim umožní přímé napojení na hotelové systémy protel, SMART hotel, Hores Plus a Hotel Time. Interface zajistí natížení konzumace v restauraci na hotelový účet hosta a pomáhá eliminovat ruční chyby.

Objednávkový modul

Pro závodní stravování je systém rozšířen o objednávky jídel, pomocí kterým si může strávník objednat jídlo na předem dohodnuté období. Ve výrobních podnicích může být objednávka učiněna přímo v jídelně na objednávkovém kiosku. Pokud mají všichni ve firmě přístup k vlastnímu počítači, je možné využít pohodlnějšího způsobu pomocí webových objednávek. Strávníkovi je samozřejmě umožněno v nastaveném limitu objednávku změnit nebo zrušit.

V objednávkovém systému je implementována i funkce Burzy jídel. Zaměstnanec, který si nestihne včas zrušit objednané jídlo, jej může přesunout do Burzy. Jídla v Burze jsou k dispozici ostatním zaměstnancům, kteří si z nejrůznějších důvodů nestihli naopak včas objednat své jídlo.

Výhodou tohoto systému je strávníkova jistota, že mu bude vydáno zvolené jídlo, pro provozovatele zase znamená výhodu získání přesného počtu objednaných porcí.

Výdejní terminál pomůže s bezproblémovým výdejem objednaného jídla strávníkovi.

Objednávkový modul je závislý na využití karet strávníka. Pomocí karty se zákazník v systému identifikuje tak, aby mohl na své jméno učinit objednávku nebo odebrat objednané jídlo.

Školní jídelna

Rozšíření funkcionality pokladního systému Septim, které řeší problematiku školního stravování a mimo jiné zahrnuje:

  • podporu pro normování a hromadné vyskladnění jídel,
  • podporu pro různé velikosti porce u jedné receptury,
  • automatické přeskladňování pro vyrobená jídla,
  • sledování spotřebního koše, finanční sledování,
  • definice minimálního a kritického množství surovin na skladu,
  • kombinaci on-line i off-line odtížení skladu,
  • kombinaci objednávkového a bezobjednávkového systému,
  • podporu pro výpočet dotací pro zaměstnance,
  • párování bankovních výpisů a automatické dobíjení kont,
  • WWW aplikace pro strávníky - objednávání jídel,
  • hromadné přesuny strávníků mezi skupinami (změna tříd),
  • různé typy strávníků (dítě, učitel, externista, důchodce, atp.).

Bezobjednávkový modul

Pro závodní stravování je systém vždy v základu přizpůsoben tak, aby dokázal obsloužit bezobjednávkovou jídelnu. Pokrývá tedy způsob výdeje jídla tam, kde není strávník nucen předem volit a objednávat jídlo na další dny. Strávník nemá garanci, že získá konkrétní jídlo v jídelníčku, záleží na stavu výdeje a počtu zbývajících porcí uvařených jídel.

Modul Dotace

Pro závodní stravování je systém vždy v základu vybaven Modulem Dotací. Tento modul slouží k poskytování příspěvků strávníkům při odběru stravy v jídelně. Dotaci poskytuje zaměstnavatel svým zaměstnancům na různé druhy jídla (polévka, hlavní jídlo, salát, apod.).

Cílem modulu dotace je řádné přidělení a vyčíslení části ceny jídla, které tvoří příspěvek od zaměstnavatele a části, která je hrazena přímo strávníkem. Požadavky na poskytování dotací na odběr stravy jsou velmi různorodé a i z tohoto důvodu nabízíme širokou škálu možností jejich nastavení. Strávník se při odběru stravy u pokladny identifikuje svojí identifikační kartou a systém tak může vyhodnotit, zda má či nemá dotační nárok.

Dotace může být poskytovaná již při markování. Takové použití dotací má tu výhodu, že strávník okamžitě na účtence vidí, kolik za jídlo ve skutečnosti zaplatí. Druhý typ dotace se poskytuje až po prodeji samotném na základě výpočtu výstupní sestavy na konci zúčtovacího období, které je obvykle 1 měsíc.Používá se převážně v případech, kdy výpočet nároku na dotaci nelze provádět již při prodeji, nebo je poskytnutí dotace vázané např. na skutečně odpracovanou dobu.

V obou případech nastavení výpočtu dotací může provozovatel předávat firmám podrobné výstupní sestavy pro export do mezd. Sestavy jsou zpravidla vytvořeny na základě specifických požadavků.

Platby za impulzy a časové intervaly

Oba zmíněné moduly tvoří základní vybavení pro správu sportovišť, saun, bazénů a wellness center a garantují práci s nimi.

V těchto zařízeních jsou často poskytovány bezobslužné placené služby a proto je velmi výhodné vybavit zákazníky bezkontaktními kartami. Ty se pak mohou používat při vstupu i výstupu do zařízení, čímž umožní automatický výpočet doby strávené uvnitř.

Současně umožní komfortní jednorázovém použití služby jako může být například nápojová automat nebo vstupní branka při vstupu k toboganu.

Databanka receptur

Databanka je speciální variantou systému Septim, která je určená pro synchronizaci databáze receptur, jejich ingrediencí a skladových položek mezi více provozovnami. Umožní Vám udržet jednotnost ve zmíněné evidenci aniž by jste prováděli stejnou práci na každém z provozů.

Centrální CRM

Je systémem vhodným především pro restaurační či jiné řetězce. Umožňuje užívání společné databáze hostů a jejich věrnostních programů na základě předložení zákaznické karty na krerékoli provozovně z Vašeho řetězce. Každá transakce zákaznickou kartou je pomocí zabezpečeného internetového spojení on-line autorizována a evidována pro pozdější možné vyhodnocení. Hosté si mohou stav svého konta nebo výhod zobrazit pomocí svého účtu na webu.

Webcare

Vytvořili jsme specializované webové stránky, tzv. Webcare, které umožňují získat konečnému zákazníkovi detailní přehled o svém konzumaci, kontě či nasbíraných a čerpaných zákaznických bonusech. Cílem je stávajícím koncovým zákazníkům poskytnout větší komfort.

V restauraci je Webcare nejčastěji využíván společnostmi, které mají velkou zákaznickou databázi. V jídelnách, kde využívají objednávkový systém, umožňuje Webcare velmi pohodlný způsob objednávání jídel například z domova nebo z kanceláře. Samozřejmostí Webcaru je zobrazení přehledných reportů znázorňující konzumaci. Webcare je možné provozovně upravit dle obsahových i grafických požadavků. Ukázku základního Webcare naleznete zde.

Import a export

Septim umožňuje import a export receptur společně se skladovými položkami. Může jít o jednorázový import, ale v případě provozů několika poboček se stejnou nabídkou se spíše nabízí myšlenka vytvoření centrální databáze, která by sloužila pro správu receptur. Tím dochází k zachování jednotného pohledu u všech poboček. Samozřejmostí je také uzamčení práce s recepturami a skladovými položkami na podřízených pobočkách.

Takový způsob evidence eliminuje chybu, kdy by vyskytla jedna prodejní nebo skladová položka na různých prodejních místech pod jiným názvem a garantuje srovnatelnost reportů týkající se surovinové náročnosti.